Anti Spam Beleid van Kompass Nederland

 

Introductie

Kompass Nederland is zich als e-mail marketing service provider bewust van zijn verantwoordelijkheid voor goed gebruik van het verzenden van grote hoeveelheden e-mails. Kompass Nederland staat dan ook geen enkele vorm van ongevraagde bulk e-mail of ongevraagde commerciële e-mail (ook wel SPAM genoemd) via Kompass-Mailplus toe aan zijn klanten. Ongeacht of dit afkomstig is van klanten, klanten van klanten, of van klanten die diensten verlenen die spammers in staat stelt ongevraagde e-mail te versturen.

 

Kompass Nederland heeft daarom een Anti Spam Beleid opgesteld dat bestaat uit:

 

• Regels waaraan gebruikers van Kompass-Mailplus zich dienen te houden,  
• Maatregelen voor het afhandelen en oplossen van Spam-klachten

 

Dit document beschrijft het beleid van Kompass Nederland om Spam verstuurd via Kompass-Mailplus tegen te gaan en te voorkomen.

 

Uitgangspunten voor het Anti Spam Beleid van Kompass Nederland

Een belangrijk uitgangspunt voor het Anti Spam Beleid van Kompass Nederland is de nieuwe Telecommucatie-wet. De wet, die sinds 19 mei 2004 van kracht is gegaan, schrijft voor dat het sturen van reclame via e-mail alleen nog toegestaan wordt wanneer de consument daar vooraf toestemming voor heeft gegeven. Deze wetgeving is de basis voor ons Anti Spam Beleid, dus wanneer u de regels hieronder in acht neemt voldoet u in elk geval aan de Telecommunicatiewet. Een ander uitgangspunt is de Code Verspreiding Reclame via E-mail die de Stichting Reclame Code heeft opgesteld voor de branche. In deze code worden extra regels beschreven die in de wetgeving niet zijn geregeld, maar die in de praktijk zeer wenselijk zijn. 

 

Waarom dit strikte Anti Spam Beleid?

Wanneer een klant van Kompass Nederland ongevraagde commerciële e-mails via Kompass-Mailplus zou verspreiden, dan zou dit de aflevering van e-mailings van andere klanten in gevaar kunnen brengen. Hoe werkt dit? Wanneer een bedrijf een ongevraagde e-mailing verstuurd kan dit leiden tot spam-klachten. Bij voldoende spam-klachten kan de mailserver van Kompass Nederland, die de mailing heeft verwerkt, bij sommige Internet Service Providers, bedrijven en bij particulieren op een zogenaamde “blacklist” worden gezet. Hierdoor kan de aflevering van e-mailings van andere klanten die via dezelfde mailserver versturen last krijgen van die blokkeringen. Ook e-mails van klanten die wel toestemming hebben gekregen komen niet meer aan bij de ontvangers. Met onze Anti Spam beleid willen we dit voorkomen en onze aflevering zo optimaal mogelijk houden. Kompass Nederland gelooft bovendien dat het voorkomen van Spam op de lange duur bijdraagt aan een beter en effectiever gebruik van e-mail als communicatiekanaal.

Anti Spam regels voor de gebruikers van Kompass-Mailplus

Klanten worden geacht haar respectievelijke klanten en gebruikers op te leiden over ongewenste e-mail, om te zorgen dat ook zijn handelen met in acht name van het Anti Spam Beleid.

Hoofdregel  - “Kompass Nederland staat het verzenden van ongevraagde bulk e-mail en ongevraagde commerciële e-mail (ook wel Spam) via Kompass-Mailplus niet toe ”

Ongevraagde bulk e-mail en ongevraagde commerciële e-mail is e-mail die word verstuurd aan geadresseerden die niet duidelijk en verifieerbaar hebben aangegeven dat ze deze willen ontvangen van de specifieke afzender. Dit omvat onder andere advertenties, reclame, enquêtes, brochures, het doorverkopen van e-mail adressen, het aanprijzen van website adressen, verkoopinformatie en veilingen. We hebben nog nooit zaken gedaan met organisaties die bekend staan om spammen en zullen dat in de toekomst ook niet gaan doen. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om te zorgen dat zij zichzelf niet promoten met behulp van ongewenste e-mail.

 

Voorbeelden van Spam

 

• Een e-mailbericht dat wordt gestuurd naar klanten die zich eerst hebben ingeschreven voor het ontvangen van de nieuwsbrief, productinformatie of andere vormen van commerciële e-mails en later aan de zender van het bericht duidelijk hebben gemaakt middels Opt-out, dat zij deze commerciële e-mails niet meer wensen te ontvangen; dan is dat Spam.
• Iedere vorm van e-mail die wordt gestuurd naar ontvangers die geen directe relatie hebben met de organisatie of geen toestemming hebben gegeven voor het verzenden van e-mails van die organisatie is Spam.
• Ieder e-mailbericht dat wordt gestuurd naar ontvangers zonder dat de persoon zich kan uitschrijven middels Opt-out voor toekomstige e-mailberichten is Spam.
• Ieder e-mailbericht dat geen geldig antwoordadres heeft is Spam.

 

 

Regel 1 – “Klanten van Kompass Nederland mogen alleen met Kompass-Mailplus e-mail sturen naar consumenten die, vooraf, expliciet toestemming hebben gegeven uw e-mail nieuwsbrief te willen ontvangen”

Dit is de regel die de wet stelt om consumenten (die geen klant of andere relatie met uw  organisatie hebben) te kunnen e-mailen. U dient dus vooraf toestemming te krijgen van consumenten om ze te mogen e-mailen.

Regel 2 - “Het verzenden van ongevraagde bulk e-mail en ongevraagde commerciële e-mail via Kompass-Mailplus naar het algemene e-mailadres van bedrijven is uitdrukkelijk verboden”

Deze bepaling is strikter dan de Nederlandse Telecommunicatie wet waar dit wettelijk nog wordt toegestaan. Maar ondanks de wet zijn er vele ontvangers die deze ongevraagde zakelijke e-mailings als spam aanmerken bij de verschillende instanties en anti-spam bedrijven. Ondanks dat het wettelijk mag kan deze vorm van ongevraagde e-mail zorgen voor afleverproblemen bij andere klanten. Daarom staat Kompass Nederland dit niet toe.  

Regel 3 – “Het is klanten van Kompass Nederland toegestaan om met Kompass-Mailplus ongevraagd e-mails te sturen naar hun klanten/donateurs/leden of andere personen waar een relatie mee heeft  met informatie over gerelateerde producten of diensten”

Dit is de enige uitzondering op de hoofdregel. De Nederlandse Telecom-wet geeft ieder bedrijf en organisatie het recht om haar eigen klanten/leden/donateurs/abonnees/etc. ongevraagd (dus zonder expliciete toestemming van de geadresseerde) een e-mail te sturen. De wet verplicht wel dat het e-mail bericht betrekking moeten hebben op gelijksoortige producten of diensten. Voorwaarde is wel dat de ontvanger zich eenvoudig kan uitschrijven voor toekomstige e-mailberichten.

Regel 4 – “Klanten van Kompass Nederland mogen alleen opt-in bestanden importeren in Kompass-Mailplus. Wanneer het een bestand van derden betreft, dient de klant van Kompass Nederland te controleren op de verkregen permissie ”

Wanneer u een mailing lijst gebruikt, word u geacht zich er zeker van te maken dat de ontvangers van deze mailings daar zelf om hebben verzocht, dan wel expliciet toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van deze informatie.

Regel 5 - Werk met “actieve voorafgaande toestemming”

Kompass Nederland vraagt haar klanten om te werken met 'voorafgaande toestemming'. 'Voorafgaande toestemming' betekent dat een abonnee uitdrukkelijk en geïnformeerd toestemming moet geven voor de ontvangst van bepaalde berichten. Uitdrukkelijk betekent dat een abonnee zelf een kruisje op een webformulier moet zetten of 'ja' moet invullen. Een checkbox van te voren al op “Ja” zetten is dus niet toegestaan. Het is bovendien noodzakelijk dat een abonnee weet waar hij 'ja' tegen zegt. De ontvanger dient duidelijk geïnformeerd te  worden waarvoor zijn e-mailadres zal worden gebruikt.

Regel 6  - Elke e-mail die via Kompass-Mailplus verstuurd wordt moet voorzien zijn van een automatische uitschrijflink

Hiermee kan de ontvanger op elk moment aangeven geen e-mail meer te willen ontvangen. Er mogen geen voorwaarden gesteld worden aan het uitschrijven van uw ontvangers en het mag geen handmatig proces zijn. Standaard zal Kompass Nederland elk e-mail template voorzien van een automatische uitschrijflink.

Regel 7 – Identiteit en herkenbaarheid van de verzender

De e-mail die de Klant via Kompass-Mailplus verstuurd moet duidelijk de identiteit van de afzender (dus klant) weergeven. Dit kan door standaard de bedrijfsnaam/naam organisatie in het Van-veld op te nemen. Verder zal in het template het logo, de naam (geen pseudoniem) en de adresgegevens opgenomen moeten zijn. Het moet voor de ontvangers direct duidelijk zijn hoe ze de verzender kunnen bereiken via e-mail (door middel van een werkend reply-adres) en via telefoon (door een telefoonnummer op te nemen).

Regel 8 – Verstuur geen grote e-mails en geen e-mails met bijlagen (attachments)

E-mails die via Kompass-Mailplus verstuurd worden mogen maximaal een grootte hebben van 75 Kb. Indien de e-mail verwijst naar bestanden die opgehaald kunnen worden op een website, dan dient de grootte van deze bestanden te worden vermeld. Gebruikers van Kompass Nederland kunnen en mogen geen bestanden meesturen om te voorkomen dat op deze wijze virussen kunnen worden verspreid.

 

Maatregelen voor het afhandelen en oplossen van Spam-klachten 

 

Ontvangst van klachten

Kompass Nederland kan van vier partijen Spam-klachten ontvangen, die voor Kompass Nederland aanleiding zijn om een onderzoek te starten:

Klachten van ontvangers: Kompass Nederland vraagt om welke specifieke e-mailing het gaat en welke datum.

Klachten via de Reclame Code Commissie: Consumenten kunnen ook officiële klachten bij de Reclame Code Commissie indienen. Zij zullen dan de verzender (lees Kompass Nederland) en de adverteerder (klant van Kompass Nederland) hierop aanspreken.

Klachten via de OPTA: Wanneer OPTA meerdere klachten van ontvangers ontvangen over een specifieke e-mailing die verstuurd is via de systemen van Kompass Nederland, dan zal de OPTA Kompass Nederland een officiële waarschuwing geven.

Klachten van anti-spam bedrijven: veel particulieren en bedrijven maken gebruik van anti-spam software die klachten automatisch in behandeling nemen. Bij een bepaald aantal klachten zullen de bedrijven achter de anti-spam software automatisch e-mail sturen met de melding dat het bedrijf op een blacklist is opgenomen.

 

Voorleggen van de klacht aan de klant

Indien Kompass Nederland een klacht ontvangt wordt deze voorgelegd aan de klant met de vraag om een schriftelijke reactie en een afspraak hoe deze problemen in de toekomst te voorkomen. Klanten worden geacht op een correcte en volledige wijze om te gaan met klachten met betrekking tot ongewenste e-mail, die aan hem of haar worden doorgespeeld.

 

Uitschrijven van personen

Ieder e-mail bericht dat verstuurd wordt moet voor de klant een eenvoudige mogelijkheid hebben om zich uit te kunnen schrijven van de lijst. Als een klant zich niet rechtstreeks zelf kan uitschrijven, zal een medewerker van Kompass Nederland hem daarbij helpen.

 

Toegang Kompass-Mailplus tijdelijk afsluiten in het geval de klant niet reageert

Indien deze reactie en de bijbehorende oplossing van het probleem, het versturen van ongewenste e-mail, niet binnen 48 uur word verkregen, is Kompass Nederland gerechtigd de toegang tot Kompass-Mailplus van de betreffende klant te schorsen, totdat Kompass Nederland overtuigd is dat het incident compleet is afgehandeld en maatregelen zijn getroffen om het versturen van ongewenste e-mail in de toekomst te kunnen voorkomen

 

Contract beëindigen in het geval een klant zich opnieuw schuldig maakt aan

Kompass Nederland behoudt zich altijd het recht voor om een klant onmiddellijk af te sluiten op Kompass-Mailplus als blijkt dat deze zich bewust schuldig maakt aan het versturen van spam. De aansprakelijkheid van Kompass Nederland voor gevolgschade, veroorzaakt door het versturen van spam door de opdrachtgever, wordt uitgesloten.